Coluna do Nilcemar Ferreira – Controlar seu estoque vale à pena?
Olá pessoal! É um prazer estar aqui com vocês! Sinto uma grande responsabilidade em dividir um pouco da experiência nos assuntos que vamos tratar aqui. O foco desta coluna é conversar mais sobre tecnologia, tendências, automação e logística, voltada para empresas de todos os tamanhos e segmentos. Vejo hoje a grande demanda das empresas em inovar tecnologicamente e quero dividir com vocês alguns projetos que temos em todo o Brasil, e alguns que poderemos desenvolver juntos!
Nesse primeiro artigo vamos falar sobre um grande desafio que diversas empresas enfrentam: Controlar seus estoques.
80% dos empresários não sabem ao certo quanto possuem em seus estoques, seja por descontrole no monitoramento ou por medo mesmo, de saber a real situação de um possível rombo causado por perdas como danos, furtos, desvios ou por “achar” que tudo está indo bem.
Infelizmente, se você não pode medir, não pode decidir, e simples atitudes como a realização de um inventário pode poupar seu negócio de grandes problemas futuros.
Mas para ter eficiência em uma tarefa desse porte, é necessário que o empresário tenha as ferramentas corretas para ganhar tempo e ter acuracidade ao contar seu estoque, e esse é um outro problema, porque o método errado, juntamente com uma ferramenta ineficiente, pode arrastar uma simples contagem do estoque por dias, e em alguns casos, até semanas! Agora imagine um inventário que tem duração de uma semana: ao fim do processo, seu estoque já está totalmente desatualizado, devido à rotatividade da loja aberta.
Hoje, basicamente, temos 4 formas mais comuns que as empresas usam para inventariar seus estoques, vejamos elas, com seus prós e seus contras:
1. Inventário Virtual: Esse sem dúvida é o mais perigoso, onde o estoque físico aponta uma coisa e o contábil outra. Nesse cenário o empresário acha que tem ou que não tem e sua vida é uma grande ilusão. Não vejo prós neste cenário.
2. Inventário na prancheta: Neste cenário, usa-se uma prancheta e faz-se uma contagem manual, peça a peça.
Prós: Barato.
Contras: Extremamente lento: pode levar dias para conclusão; Acuracidade baixa: O simples fato do funcionário ir ao banheiro ou atender o telefone pode fazer com que ele perca a posição onde parou de contar, gerando erros de contagem.
3. Inventário com leitor de código de barras: Aqui normalmente usa-se o sistema de gestão da empresa, levando o computador até as prateleiras ou esticando um grande fio com o leitor de barras, conectado ao sistema
Prós: Mais rápido que o sistema de prancheta; Pode-se usar mais de um computador, ganhando tempo; Pode-se usar o leitor de barras da loja
Contras: Mobilidade baixa: por ter que levar o computador no estoque não permite o acesso a algumas áreas de difícil acesso, como depósitos; Em alguns casos, precisa de duas pessoas: Um bipando o código e outro no computador verificando se o produto está cadastrado e lançando a quantidade contada; Uma simples queda de energia pode colocar o trabalho a perder, pois o estoque só é atualizado na maioria dos sistemas após o fechamento do inventário; Não é possível corrigir uma coleta feita erroneamente, ou se possível, gera uma recontagem, atrasando o processo e diminuindo a acuracidade
4. Inventário com coletor de dados: Esta ferramenta é a mais indicada para inventariar pequenos e grandes estoques e pode ser feita pela própria empresa ou por uma empresa terceirizada. É também o método mais usado no mundo por empresas que levam o inventário a sério.
Prós:
- Mobilidade: o coletor é um pequeno computador que cabe na mão do operador, e junto com um leitor de barras acoplado no equipamento, permite acesso a todos os locais do estoque.
- Robustez: É um equipamento adequado para ambientes hostis na maioria dos casos, como câmara fria, poeira e a todos os tipos de usuários.
- Acuracidade: Aliado com um bom software de inventários, o coletor pode avisar ao operador se o produto está cadastrado ou não, fazer auditoria, bipar por setores distintos o estoque, peça-a-peça ou múltiplos. Permite corrigir a coleta ou excluir um setor inteiro, tudo isso antes de enviar ao arquivo definitivo e atualizar o estoque da empresa
- Eficiente: A empresa pode ter diversos equipamentos, bipando áreas distintas e simultâneas do estoque, liberando rapidamente o piso de vendas para abertura da loja e multiplicando os esforços, finalizando um inventário com mais velocidade.
- O equipamento pode ser utilizado para outras funções, com orçamentos e pre-venda.
- Fácil aprendizagem, dependendo do modelo.
- Integra-se com o sistema de gestão da empresa.
Contras:
- De todos os itens é o que tem o maior investimento
- Requer um fornecedor especializado para alcançar os objetivos propostos.
Podemos dizer que um inventário eficiente é terminado em um prazo de 8 a 10 horas, com acuracidade entre 98%~99%, independentemente do tamanho da loja, onde temos que aumentar o número de operadores para fazer o trabalho em grandes estoques.
Por experiência, temos um ponto de comparação: Em média, um operador com um coletor de dados, conta, de 250 a 350 peças por hora, no regime peça-a-peça. Então a conta é simples:
Exemplo – Estoque com 15.000 peças (ex: farmácia ou supermercado)
- 10 horas para o inventário = 1500 peças por hora
- Produção média= 350 peças por hora
- Precisaremos de 4 operadores coletando dados para cumprir o prazo.
- Na prancheta? Uns 20…
Depois de feito o inventário é importante monitorar o comportamento dos usuários, pois, na maioria das vezes o estoque se descontrola entre 30 e 90 dias, ocasionado por produtos que não são baixados ou que não tiveram entrada no estoque. Produtos fracionados (como frios e medicamentos) também tendem a se descontrolar com o tempo. Isso é normal e esperado, então é necessário fazer novamente o inventário, agora apurando as divergências entre o seu saldo físico e o esperado (que consta no sistema). Nesse cenário, a opção 4 novamente se sobressai pois podemos pegar os dados informados pelo sistema de gestão e confrontá-los com o novo inventário feito, apurando as perdas e erros de contagem no atual estoque.
Gerir um estoque não é tarefa simples, mas é vital para seu negócio e deve ser levado muito a sério!
Como ponto de partida é fundamental estarmos atentos aos números. Sabendo o quanto se tem, fica fácil tomar decisão se vale a pena liquidar, se vale a pena comprar, se está sendo roubado ou se há um problema operacional. Então agora, mãos à obra!
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No próximo artigo vamos comentar sobre uma tecnologia que pode mudar seu negócio, para muito melhor ou tirar seu sossego: A RFID… Tudo novamente, depende do projeto! Até a próxima.
Autor: Nilcemar Ferreira, analista de sistemas, de Muriaé, proprietário da .BAT Tecnologia, 19 anos no mercado de TI desenvolvendo software e hardware. WhatsApp: (32) 8452-2192
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